Freelancer oder Festanstellung? Der Kostenvergleich für KI-Rollen

Rechner

Wählen Sie eine Rolle, die Dauer Ihres Bedarfs und ob die Aufgabe danach bestehen bleibt. Tagessatz und Gehalt sind mit Medianwerten aus dem KI-Tagessatz- und Gehaltsindex DACH vorbelegt, alle Werte lassen sich ändern.

So rechnet der Vergleich

Maßstab sind die Kosten je produktivem Tag. Ein Freelancer berechnet nur Tage, an denen er arbeitet. Eine feste Person kostet auch an Urlaubs- und Krankheitstagen. Ein Vergleich von Tagessatz und Tagesgehalt ohne diese Korrektur macht die Festanstellung zu günstig.

Drei Varianten im Vergleich

• Freelancer: startet nach dem Vorlauf und deckt den ganzen Zeitraum ab.
• Festanstellung: startet erst nach Suche und Kündigungsfrist. Die Zeit davor bleibt offen. Diese Variante dient als Referenz, weil sie einen Teil des Bedarfs nicht abdeckt.
• Überbrücken, dann einstellen: ein Freelancer arbeitet, bis die feste Person beginnt. Startet so früh wie die erste Variante und ist deshalb fair mit ihr vergleichbar.

Endet ein Projekt vor 24 Monaten, empfiehlt der Rechner den Freelancer. Eine feste Person bezieht danach weiter Gehalt, und diese Kosten lassen sich nicht seriös pauschal beziffern. Bleibt die Aufgabe dauerhaft, rechnet der Vergleich mindestens bis ein Jahr nach dem Start der festen Person.

Ab wann sich die Festanstellung rechnet

Break-even ist die Beschäftigungsdauer, ab der eine feste Person je produktivem Tag weniger kostet als der Freelancer, das Vermittlungshonorar eingerechnet. Die Spanne entsteht aus drei Annahmen: Tagessatz und Gehalt innerhalb der mittleren 50 Prozent des KI-Index, Suchdauer innerhalb der Spanne des Top-20-Reports, Kündigungsfrist von 4 bis 26 Wochen und Arbeitsplatzkosten von 0 bis 15.000 Euro im Jahr. Die letzten beiden sind Annahmen ohne Quelle.

Die Zahl erklärt, warum sich die Frage selten über den Tagessatz entscheidet. Entscheidend sind Dauer und Starttermin: Wer in vier Wochen jemanden braucht und die Aufgabe dauerhaft hat, fährt mit beiden Wegen gleichzeitig am besten.

Beispielrechnung

GenAI / LLM / RAG Engineer, 24 Monate Bedarf, Vollzeit, Aufgabe bleibt danach bestehen. Tagessatz 1.060 Euro, Jahreszielvergütung 96.500 Euro, Suche 18 Wochen, Kündigungsfrist 12 Wochen.

Die Festanstellung allein ist am billigsten, deckt aber nur 59 Prozent des Bedarfs ab, weil die Person erst in Woche 30 beginnt. Überbrücken und einstellen kostet je produktivem Tag 265 Euro weniger als ein Freelancer über die ganze Zeit. Endet das Projekt dagegen nach sechs Monaten, empfiehlt der Rechner den Freelancer (123.811 Euro für sechs Monate).

Was der Rechner nicht abbildet

• Einarbeitung: Beide brauchen sie. Ihre Dauer hängt am Vorhaben mehr als am Vertragsmodell.
• Wissen im Haus: Eine feste Person baut Wissen auf, das bleibt. Bei Freelancern sichern Sie es über Dokumentation und Übergabe.
• Kündigungen und Ersatzsuche während der Laufzeit.
• Rechtliche Fragen zum Einsatz von Freelancern, etwa bei sehr langen Einsätzen für nur einen Auftraggeber.
• Umlage U1 und Beitrag zur Berufsgenossenschaft, weil beide vom Betrieb abhängen.

Die Rolle ist noch offen?

Wenn Sie noch nicht wissen, welche Rolle Ihr Vorhaben braucht, beantworten Sie zuerst sieben Fragen im KI-Rollen-Finder. Wie teuer das Warten auf eine Besetzung ist, zeigt der Vakanzkosten-Rechner.

Erstberatung anfragen

Quellen

• Spitzenbesetzung, KI-Tagessatz- und Gehaltsindex DACH, Ausgabe Q3/2026, Datenstand Oktober 2026, n = 345 für Deutschland
• Spitzenbesetzung, Top-20-Report KI-Rollen Mittelstand 2026 (Suchdauer)
• BDU, Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt 2025 (Durchschnittshonorar 2024)
• Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2026: Beitragsbemessungsgrenzen 101.400 Euro (Renten- und Arbeitslosenversicherung) und 69.750 Euro (Kranken- und Pflegeversicherung) im Jahr
• Beitragssätze 2026: Rentenversicherung 18,6 Prozent, Arbeitslosenversicherung 2,6 Prozent, Krankenversicherung 14,6 Prozent plus durchschnittlicher Zusatzbeitrag 2,9 Prozent, Pflegeversicherung 3,6 Prozent, Umlage U2 0,22 Prozent, Insolvenzgeldumlage 0,15 Prozent
• Destatis, Krankenstand 2025: 14,6 Arbeitstage je Beschäftigten (IAB-Arbeitszeitrechnung)