Personalvermittlung Kosten 2026: was die Besetzung einer KI-Rolle kostet
Eine Personalvermittlung kostet meist einen Prozentsatz des Zieljahreseinkommens der eingestellten Person. Laut BDU lag das durchschnittliche Honorar deutscher Personalberatungen 2024 bei 27,5 Prozent. Für einen Senior Data Engineer im Mittelstand mit 90.000 bis 115.000 Euro Gehalt entspricht das 24.750 bis 31.625 Euro. Spitzenbesetzung rechnet bei Festanstellungen erfolgsbasiert ab.
So berechnet sich das Honorar
Grundlage ist das Zieljahreseinkommen der eingestellten Person: Fixgehalt plus variable Anteile bei Zielerreichung. Das Honorar ist ein Prozentsatz davon und wird einmalig fällig.
Honorar = Zieljahreseinkommen × Honorarsatz
Laut der BDU-Studie „Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt 2025“ lag der durchschnittliche Honorarsatz 2024 bei 27,5 Prozent, im Jahr davor bei 28 Prozent. Einzelne Anbieter liegen darüber oder darunter, je nach Rolle, Suchmethode und Leistungsumfang.
So rechnet Spitzenbesetzung ab
- Festanstellung: erfolgsbasiertes Honorar, das sich am Jahresbruttogehalt der besetzten Rolle orientiert. Sie zahlen, wenn besetzt wird.
- Nachbesetzungsgarantie: Trägt eine Besetzung innerhalb von sechs Monaten nicht, suchen wir ohne zusätzliches Honorar neu.
- Freelancer-Vermittlung: Unser Honorar ist im Tagessatz enthalten, ohne Aufschlag für Sie.
- Executive Search für Führungsrollen: eigenes Modell, siehe Kosten Headhunting.
Den konkreten Satz für Ihre Rolle nennen wir im Angebot nach der Erstberatung.
Honorar-Rechner
Honorar
28.325 Euro
Rechnung mit dem Marktdurchschnitt laut BDU. Ihr Angebot kann abweichen.
Rechenbeispiele für KI-Rollen im Mittelstand
| Rolle | Senior-Gehalt Mittelstand | Honorar bei 27,5 Prozent |
|---|---|---|
| Data Engineer | 90.000 bis 115.000 Euro | 24.750 bis 31.625 Euro |
| Data Scientist | 90.000 bis 120.000 Euro | 24.750 bis 33.000 Euro |
| AI Product Owner | 80.000 bis 115.000 Euro | 22.000 bis 31.625 Euro |
| Machine Learning Engineer | 100.000 bis 130.000 Euro | 27.500 bis 35.750 Euro |
| MLOps Engineer | 105.000 bis 140.000 Euro | 28.875 bis 38.500 Euro |
Rechnung: Gehalt mal 27,5 Prozent. Gehälter: Spitzenbesetzung, Top-20-Report KI-Rollen Mittelstand 2026.
Was im Honorar enthalten sein sollte
Zwei Angebote mit gleichem Prozentsatz können sehr unterschiedliche Leistungen enthalten. Fragen Sie jeden Anbieter nach diesen Punkten:
| Frage | Warum sie zählt |
|---|---|
| Wie finden Sie Kandidaten: Datenbank, Anzeigen oder Direktansprache? | Erfahrene KI-Fachkräfte bewerben sich selten. Laut BDU lag der Anteil der Direktansprache in der Personalberatung 2024 bei 94 Prozent. |
| Wer prüft die Kandidaten fachlich, bevor ich sie sehe? | Ohne fachliche Vorprüfung landen Lebensläufe mit Schlagworten bei Ihnen. |
| Wann wird das Honorar fällig? | Bei Vertragsunterschrift, bei Arbeitsantritt oder in Raten. |
| Was passiert, wenn die Person in der Probezeit geht? | Viele Anbieter regeln Nachbesetzung oder Rückzahlung. Lassen Sie sich die Regel schriftlich geben. |
| Was zählt zum Zieljahreseinkommen? | Fixgehalt, Bonus bei 100 Prozent Zielerreichung, eventuell Dienstwagen. Die Definition verändert das Honorar spürbar. |
| Ist der Auftrag exklusiv? | Exklusivität bindet Sie an einen Anbieter. Klären Sie, welchen Einsatz Sie dafür bekommen. |
Honorar oder offene Stelle: die Gegenrechnung
Ein Honorar von rund einem Viertel des Jahresgehalts wirkt hoch. Daneben steht, was eine unbesetzte Stelle kostet: verschobene Projekte, Überstunden im Team, Aufträge, die nicht angenommen werden. Laut Bitkom haben 97 Prozent der Unternehmen mit offenen IT-Stellen Schwierigkeiten, sie zu besetzen, 31 Prozent erhalten praktisch keine Bewerbungen. Wenn eine Data-Engineer-Suche ohne Unterstützung länger dauert als die 10 bis 18 Wochen aus dem Top-20-Report, ist das Honorar oft schnell aufgewogen.
Rechnen Sie es für Ihre Rolle durch: Vakanzkosten-Rechner.
Für Freelancer zahlen Sie keinen Aufschlag
Bei der Vermittlung von Freelancern ist unser Honorar im Tagessatz enthalten. Sie zahlen den vereinbarten Tagessatz und sonst nichts. Richtwerte je Rolle stehen in der Tagessatz-Übersicht, etwa Data Engineer Tagessatz.
Honorarmodelle im Überblick
Personalberatungen rechnen meist nach einem von drei Modellen ab. Welches passt, hängt von Rolle, Vertraulichkeit und Planungssicherheit ab.
| Modell | Wie abgerechnet wird | Wann es passt |
|---|---|---|
| Erfolgshonorar | Prozentsatz des Zieljahreseinkommens, fällig bei Besetzung | Fachrollen mit klarem Profil, etwa Data Engineer oder MLOps Engineer |
| Retainer | Honorar in Raten, die erste Rate bei Auftragserteilung, unabhängig vom Ergebnis | Führungsrollen und vertrauliche Suchen mit intensiver Marktanalyse |
| Pauschalhonorar | Fester Betrag, vor Beginn vereinbart | Wenn das Budget unabhängig vom späteren Gehalt feststehen muss |
Spitzenbesetzung rechnet Festanstellungen erfolgsbasiert ab. Für Executive Search gilt ein eigenes Modell, beschrieben unter Kosten Headhunting.
Honorarspannen für weitere KI-Rollen im Mittelstand
Die Tabelle rechnet die Gehaltsbänder aus dem Top-20-Report KI-Rollen Mittelstand 2026 mit dem BDU-Durchschnitt von 27,5 Prozent. Grundlage ist jeweils das Fixgehalt.
| Rolle | Gehalt Mittelstand | Honorar bei 27,5 Prozent |
|---|---|---|
| AI Automation Engineer | 72.000 bis 105.000 Euro | 19.800 bis 28.875 Euro |
| Analytics Engineer | 70.000 bis 100.000 Euro | 19.250 bis 27.500 Euro |
| Data Product Manager | 82.000 bis 120.000 Euro | 22.550 bis 33.000 Euro |
| Data Architect | 90.000 bis 130.000 Euro | 24.750 bis 35.750 Euro |
| AI Security Specialist | 90.000 bis 135.000 Euro | 24.750 bis 37.125 Euro |
Profil, Suchdauer und Prüffragen je Rolle: AI Automation Engineer, Analytics Engineer, Data Product Manager, Data Architect und AI Security Specialist.
So senken Sie die Gesamtkosten einer Besetzung
Das Honorar ist nur ein Teil der Kosten. Jede Woche, die eine Stelle länger offen bleibt, verursacht Vakanzkosten. Diese Schritte verkürzen die Suche:
- Gehaltsband vor dem Suchstart freigeben, damit Gespräche nicht am Angebot scheitern.
- Entscheider und Gesprächstermine vorab festlegen.
- Das Pflichtprofil auf wenige Kriterien begrenzen, die die Rolle wirklich tragen.
- Innerhalb von fünf Arbeitstagen nach dem letzten Gespräch entscheiden.
- Vor dem Auftrag klären, ob eine Festanstellung oder ein Freelancer die Aufgabe besser löst.
Für Aufgaben mit klarem Ende kann ein Freelancer günstiger sein. Richtwerte je Rolle stehen in der Tagessatz-Übersicht.
Sie wollen wissen, was Ihre Besetzung konkret kostet?
Nach einer kurzen Erstberatung erhalten Sie ein Angebot mit Honorar, Zeitplan und realistischem Gehaltsband für Ihre Rolle.
Quellen
- BDU, Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt 2025, Pressemitteilung vom 27.08.2025
- Bitkom, Presseinformation „IT-Fachkräftemangel hat sich in den letzten drei Jahren halbiert“, 03.09.2026
- Spitzenbesetzung, Top-20-Report KI-Rollen Mittelstand 2026
Häufige Fragen
Was kostet eine Personalvermittlung?
Meist einen Prozentsatz des Zieljahreseinkommens der eingestellten Person. Laut BDU lag der Durchschnitt deutscher Personalberatungen 2024 bei 27,5 Prozent. Bei 100.000 Euro Zielgehalt sind das 27.500 Euro.
Wann wird das Honorar einer Personalvermittlung fällig?
Beim Erfolgshonorar erst, wenn besetzt wird, meist mit Vertragsunterschrift. Spitzenbesetzung rechnet Festanstellungen erfolgsbasiert ab. Bei Spitzenbesetzung gilt für Festanstellungen eine Nachbesetzungsgarantie von sechs Monaten.
Wie viel kostet die Vermittlung eines Data Engineers?
Für einen Senior Data Engineer im Mittelstand mit 90.000 bis 115.000 Euro Gehalt ergeben sich beim BDU-Durchschnitt von 27,5 Prozent 24.750 bis 31.625 Euro.
Ist eine Personalvermittlung für Bewerber kostenlos?
Ja. Das Honorar zahlt das Unternehmen, das die Stelle besetzt.
Was kostet die Vermittlung eines Freelancers?
Bei Spitzenbesetzung ist das Honorar im Tagessatz enthalten, ohne Aufschlag für den Auftraggeber.
Was ist der Unterschied zwischen Erfolgshonorar und Retainer?
Beim Erfolgshonorar zahlen Sie erst, wenn die Stelle besetzt ist. Beim Retainer wird das Honorar in Raten fällig, die erste meist mit Auftragserteilung, unabhängig vom Ergebnis. Retainer sind vor allem bei Führungsrollen üblich.
Fällt ein Honorar an, wenn die Stelle nicht besetzt wird?
Bei Festanstellungen über Spitzenbesetzung nein. Das Honorar ist erfolgsbasiert und wird erst mit der Besetzung fällig.
Wie kann ich die Gesamtkosten einer Besetzung senken?
Mit einem freigegebenen Gehaltsband, festen Gesprächsterminen, einem schlanken Pflichtprofil und einer Entscheidung innerhalb weniger Tage. Jede Woche, die die Stelle früher besetzt ist, senkt die Vakanzkosten.
Welcher Weg passt zu Ihrer Situation?
Wählen Sie den Pfad, der zu Ihrem Bedarf passt. Jede Erstberatung ist unverbindlich und führt zu einer ehrlichen Markt-Einschätzung.